Gestione ferie e permessi
Sviluppo di un calendario custum all’interno dell’impianto ARXivar per la visualizzazione e gestione delle richieste ferie / permessi da parte degli utenti interni all’azienda. Soluzione adottata da Interpatavium Srl e Tecnodue Spa.
La problematica…
Nelle aziende in cui abbiamo sviluppato il progetto il problema era chiaro: la gestione delle richieste di ferie/permessi da parte dei dipendenti era molte volte caotica.
Richieste scritte su foglietti di carta oppure fatte a voce creavano molti disagi, bisognava adottare un sistema diverso.
Gestione del ciclo di approvazione
Alla base di tutto c’è il Workflow che gestisce tutte le richieste e che permette l’approvazione, il rifiuto o la modifica della stessa.
Dashboard chiara ed intuitiva – Mobile Friendly
Un’unica Dashboard per la visualizzazione del calendario con tutte le varie richieste filtrate per utente e la possibilità di crearne di nuove.
Visualizzazione storico richieste ed esportazioni
Tutto lo storico delle richieste fatte dai dipendenti, con la possibilità di gestirne sia la visualizzazione che l’esportazione su file .csv o altri.
… e la risoluzione
Una unica Dashboard su Arxivar che permette la visualizzazione delle richieste su un calendario ricco di funzionalità. La possibilità di inserire nuove richieste e di filtrare le ferie in base ai singoli dipendenti. Un Workflow alla base di tutto che gestisce il ciclo di approvazione e modifica delle richieste.
Workflow
Gestione Workflow
Il cuore pulsante di ogni progetto!
Questo piccolo Workflow gestisce ogni richiesta di ferie creata dagli utenti dell’azienda, lo spieghiamo brevemente:
– Inizialmente si impostano dei permessi “esclusivi” per fare in modo che ogni dipendente visualizzi sul calendario solo le proprie richieste, mentre l’utente approvatore può visualizzarle tutte;
– Si verifica se la richiesta è di tipo “ferie” o “permesso”: nel caso “ferie” imposto un orario di default, altrimenti l’utente avrà impostato l’orario manualmente e quindi mi importo le ore.
– Si assegna il task all’utente approvatore dove esso può approvare/rifiutare direttamente la richiesta o far partire un iter di modifica.
Per la modifica della richiesta l’approvatore dovrà inserire obbligatoriamente una motivazione e, successivamente, viene assegnato un task all’utente richiedente che deciderà se modificare le date della richiesta oppure annullarla. Se le date vengono modificate dal richiedente il task viene processato di nuovo all’approvatore che dovrà dare l’ultima conferma.
– In ogni step (approvazione/modifica/rifiuto) in automatico il Workflow scrive delle note di informazioni sul documento, indicando sempre chi è cosa ha modificato la richiesta.
Info aggiuntive
La visualizzazione del calendario risulta molto pulita: in alto sulla sinistra troviamo il pulsante per effettuare una nuova richiesta. Poi, sempre sulla sinistra, troviamo un elenco di tutti gli utenti che hanno effettuato richieste ferie: si potrà filtrare per i vari utenti selezionandoli o deselezionandoli. Il calendario, esteso su quasi tutta la Dashboard, visualizzerà tutte le richieste colorate in base allo stato: Giallo per “In approvazione”, Verde per “Approvata” e Rosso per “Non approvata”. Cliccando su ogni evento è possibile accedere alle informazioni aggiuntive della richiesta. Infine il calendario si può visualizzare in diversi formati: mese, settimana, giorno, anno ed agenda.
Task in gestione all’approvatore
Layout del task che riceve l’utente approvatore: come si evince dallo stamp risulta molto pulito e chiaro.
L’utente approvatore vede tutte le informazioni inserenti alla richiesta e può decidere se approvarla, rifiutarla oppure richiedere all’utente richiedente di modificare la richiesta.
In caso di modifica l’approvatore inserirà una motivazione (come ad es. un cambio date della richiesta) e farà partire un nuovo task, questa volta, in gestione al richiedente che potrà, in totale autonomia, gestire la modifica della propria richiesta.
Soluzione scelta da Tecnodue Spa e Interpatavium Srl
