ARXivar
Piattaforma Web con Workflow Engine per la gestione delle informazioni.
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L’avvento della fatturazione elettronica ha dato una spinta all’adozione, da parte delle aziende del nostro Paese, di procedure digitali per svolgere in maniera agevole le operazioni amministrative e contabili.
Con ARXivar è possibile estendere questo modello a ogni area aziendale, per recuperare efficienza. ARXivar è la piattaforma web per la gestione dei documenti aziendali che, integrandosi a SAP Business One, permette di potenziarne il perimetro d’azione, concentrando in un unico punto tutte le informazioni aziendali per poterle gestire in sicurezza, in modo facile e da qualsiasi device.
Gestione documentale: cos’è?
Un sistema di Gestione Documentale è una soluzione software utilizzata per centralizzare, organizzare e condividere i documenti in sicurezza. All’aumentare della complessità di procedure e normative, cresce la quantità di informazioni da gestire.
Per ottimizzare la gestione delle informazioni aziendali si può ricorrere a sistemi di gestione documentale o Document Management System (DMS): software che tengono traccia delle varie versioni del documento (e delle modifiche apportate) gestendo procedure e flussi documentali (workflow).
Soluzioni ARXivar di Fatturazione elettronica
IX-FE è il servizio accreditato che gestisce tutte le fasi di invio e ricezione delle fatture elettroniche da/verso aziende private, verso gli acquirenti finali e verso la Pubblica Amministrazione anche per i subappaltatori (come richiesto dalla nuova normativa).
- Archiviare le fatture XML in un’unica piattaforma integrabile ai gestionali in uso e organizzarle
- Ricevere le fatture XML ed inviare notifiche di accettazione/rifiuto
- Ricercare e consultare le fatture emesse, corredate da messaggi e notifiche del SdI, da qualsiasi device mobile
- IX-FE consente inoltre di portare le fatture in conservazione a norma tramite il servizio IX-CE
- IX-FE può essere integrato con ARXivar per una gestione FULL DIGITAL dei processi aziendali di ciclo attivo e passivo
Organizzazione
Per poter lavorare in modo semplice ed ottimizzato le informazioni devono essere organizzate in pratiche o fascicoli per rendere immediato il loro reperimento.
Flusso di lavoro
Per massimizzare le performance, le informazioni devono inoltre essere messe a disposizione all’interno dei flussi di lavoro dove e quando servono, in automatico.
Conservazione a norma
Per una gestione full digital dei documenti, la conservazione elettronica è uno step imprescindibile. La conservazione digitale a norma assicura valore legale dei documenti informatizzati.
Gestione DDT
La gestione dei DDT in termini di numeri e costi è uno dei processi più onerosi e impegnativi per l’azienda.
Un sistema digitalizzato per le spedizioni permette di semplificare le attività di logistica outbound, una maggiore efficienza e un risparmio di tempi/costi nella fase di spedizione.
Una soluzione digitale per questo processo riveste una particolare importanza specie per aziende di grandi dimensioni che contano centinaia di punti di consegna, per rifornire i quali vengono movimentati diversi migliaia di prodotti.
Velocizza spedizione della merce
Con il sistema cartaceo basta un inconveniente di poco conto come la rottura di una stampante o l’esaurimento di un toner di inchiostro per inceppare il processo di stampa delle bolle.
Fine della stampa dei DDT
Riduzione dei costi di stampa, con migliaia e migliaia di pagine stampate in meno al giorno.
Centralizzazione
ARXivar centralizza documenti e informazioni, indipendentemente dai sistemi terzi da cui provengono, per poterle organizzare e gestire in flussi di lavoro fluidi e ottimizzati.
Personalizzazione
L’utente ha a disposizione strumenti completamente custom in base al device utilizzato e alle specifiche attività. Tutte le funzionalità sono disponibili anche su APP IOS e Android.
Sicurezza
L’impostazione dei livelli di accesso alle informazioni garantisce i giusti parametri di riservatezza ed integrità. Lo storico di tutte le revisioni e modifiche è sempre disponibile.
Ricerca Avanzata
E’ possibile effettuare ricerche su tutti i campi profilo del documento, su allegati ed annotazioni, sui dati anagrafici del mittente/destinatario e all’interno del documento stesso.
Collaboration Tool
ARXivar facilita e centralizza la comunicazione e l’interazione con colleghi, clienti e fornitori. E’ possibile scambiare informazioni ed oggetti ARXivar con la chat integrata o link sharing.
Report & Dashboard
Strumenti di monitoraggio e reportistica consentono di avere un’analisi dettagliata delle performance dei processi e delle singole attività, migliorando l’efficienza operativa.
Firma Elettronica
ARXivar offre diverse soluzioni di firma elettronica, a seconda delle esigenze di sicurezza ed utilizzo, integrabili ai processi per una gestione full digital e controllata di ogni step di approvazione.
Workflow Documentali
ARXivar gestisce le procedure tramite cui un documento è acquisito o creato, firmato, protocollato, modificato e conservato. L’intero ciclo di vita del documento è governato in maniera efficiente.
Conservazione Sostitutiva
ARXivar permette di avviare un progetto di conservazione elettronica, semplificando la gestione e il monitoraggio dell’intero processo. Il sistema assicura pieno valore legale dei documenti conservati.